Documents
Générer des documents automatiquement
Dernière mise à jour
Générer des documents automatiquement
Dernière mise à jour
Il est possible de générer des documents, de manière manuelle ou automatique. Ces documents peuvent se remplir automatiquement en fonction des champs personnalisés des formations, utilisateurs, etc.
Un modèle permet de créer un document avec une structure définie. Cette structure peut accueillir différents champs personnalisés définis dans les formations, utilisateurs, etc.
Aller dans Documents dans le menu de gauche et cliquer sur l'onglet Modèles de documents pour accéder aux modèles. Il est possible d'en rajouter.
Dans le bloc Contenu du document, on crée le contenu du PDF qui sera généré par la plateforme. L'éditeur permet de mettre en forme simplement le contenu en y associant des styles (niveaux de titre, gras, italique, etc.).
Il est possible d'ajouter des images dans le corps des documents. Cliquer sur Insert image et sélectionner sur votre disque dur l'image à intégrer dans le contenu. l'image sera téléchargée sur le serveur.
Pour personnaliser les documents (en fonction des utilisateurs à qui ils sont envoyés par exemple), il est possible d'insérer dans le contenu des champs dynamiques. Ces derniers proviennent de deux sources :
des champs définis par défaut dans les différents éléments de la plateforme (comme le nom d'un séminaire, ou la profession d'un utilisateur).
des champs tirés des .
En cliquant sur un des éléments de la colonne de droite, il s'insère au dernier endroit où le curseur se trouvait dans l'éditeur.
On peut rajouter un en-tête et un pied de page sur les documents. Deux possibilités :
Définir un en-tête et/ou un pied de page global en allant dans Paramètres > Documents > Configurer.
Définir un en-tête et/ou un pied de page spécifique directement dans la page de modification d'un modèle de document.
Si aucun en-tête ou pied de page, le contenu du document prendra toute la hauteur du PDF.
Les déclencheurs définisse l'événement qui va lancer automatiquement la création d'un document pour un utilisateur.
Par exemple, si Nouvelle participation est choisi, le document sera créé lorsqu'un stagiaire sera ajouté à un séminaire.
Si aucun déclencheur n'est défini, il faudra générer manuellement le document (via les actions groupées dans la liste des stagiaires par exemple).
Il est possible d'ajouter des conditions pour que le modèle de document ne soit créé que dans certains cas.
Le bouton Prévisualiser permet générer un PDF avec le contenu défini plus haut, pour vérifier la mise en forme réelle du document.
Il est possible d'utiliser un PDF à remplir comme modèle de document. Pour cela, sur la page avec la liste des modèles, cliquer sur le bouton "Ajouter un PDF à trous" en haut à droite.
Le formulaire qui apparait permet de récupérer le PDF et de le télécharger sur le serveur. Après avoir validé, la plateforme va analyser les champs de ce PDF et va les afficher.
En face de chaque champ se trouve une liste déroulante avec les champs disponibles. L'idée est de faire coïncider ces champs avec les champs dynamiques de la plateforme.
Pour générer un document automatiquement, il faut qu'un ou plusieurs déclencheurs soient définis sur le modèle de document.
La génération manuelle d'un document se fait dans la liste des stagiaires/formateurs ou dans les fiches stagiaire/formateur.
Lors de la génération manuelle d'un document pour un stagiaire ou un formateur, il est possible d'éditer son contenu pour y ajouter des modifications. Dans la fenêtre de sélection du document à créer, cliquer sur Editer pour afficher l'éditeur. Après modification, cliquer sur Générer.
Un document dont le contenu a été édité ne prendra plus en compte les modifications apportées à postériori sur son modèle.